alexisend
Jak w temacie.
Chciałbym sie dowiedzieć jak zorganizować zawody?
Może kilka odpowiedzi na poniższe pytania:
Do kogo trzeba zapukać?
Jakie pozwolenia uzyskać?
Jak i gdzie zgłosić zawody?
Jak rozwiązać sprawy finansowe?
Jak rozwiązać sprawę nagród?
Jak z mediami?
Co należy zapewnić zawodnikom a przede wszystkim psom?
Jak z opieką weterynaryjną i pgotowiem?
Zabezpieczenie trasy?
Obsługa trasy?
Obsługa zawodów?
Myślę, że w trakcie dyskusji pojawią się nowe problemy i pytania.
Chodzi mi po głowie zorganizowanie zawodów, a nie bardzo wiem jak się zabrać do tego.
Myślę o jakimś wyścigu w stylu biegu na orientację, albo nocnym wyścigu. A może i połączenie obu na raz.
Jak rozwiązać sprawy finansowe? To jest podstawowa kwestia, a odpowiedź w wersji skróconej to: zalatwić kasę.
Chodzi mi raczej o podział tej kasy. Na delegacje sędziowskie, nagrody i na co jeszcze?
Kasę jak załatwić to ja wiem.
Nie wiem tylko jak ustawić budżet...
Za zabezpieczenie trasy, startu, mety, pomiary czasu, wet, lekarz, obsługa zawodów (osobowa), numery startowe, wieczór maszera, posiłki regeneracyjne
...
To ja mam pytanie dodatkowe;)
Czy aby poprowadzić trasę zawodów przez lasy tzw. chłopskie potrzebne jest pozwolenie z nadleśnictwa?
jacok, chłopskie czyli prywatne?
moim zdaniem wtedy potrzebna jest zgoda właściciela lasu.
radowan:
wiele rzeczy jest kwestią względną, zależną od zastanej infrastruktury, czy pomocy, którą możesz dostać za darmo, a za co musisz zapłacić. Zależy też, czy coś chcesz mieć, czy nie. Co chcesz ludziom zapewnić, a z czego możesz zrezygnować.
teoretycznie, teraz - żeby zrobić zawody, musisz mieć kogoś, kto odbył szkolenie kurs dla organizatorów zawodów )))))) Ale w praktyce, na pewno nikt nigdy w życiu tego nie sprawdzi.
żeby cokolwiek zacząć musisz
1. ustalić, czy robisz to w ramach związku, czy nie, i czy chcesz żeby były to np. zawody towarzyskie, rangi LZ czy PP. Bo od tego zależy też parę dalszych kwestii.
2. ustalić wstępny termin, który by cię interesował - zgrał to z terminami np. innych imprez zaprzęgowych, i sprawdził, czy w tym czasie na danym terenie nie ma innej imprezy.
3. Do kogo trzeba zapukać?
po pierwsze do sponsorów - żeby mieć kasę, lub zapewnienie, ze będziesz ją miał. Kasa, to jeden z ważniejszych czynników, który daje ci pewne zabezpieczenie i swobodę w działaniu.
4. Jakie pozwolenia uzyskać?
pozwolenia - od właściciela terenu - np. lasu, czy gminy (uważaj, czasem las może być w zarządzaniu Lasów Państwowych, parking - należeć do miasta, a łąka, gdzie chcesz rozbić psy - być prywatna. Wtedy musisz mieć zgodę wszystkich.
Poza tym będziesz musiał zgłosić imprezę do powiatowego weterynarza (kontrola jest obowiązkowa i płatna . Należałoby tez zgłosić imprezę do gminy/miasta/etc. Pogadać z wydziałem sportu... etc. (u nas dodatkowo np. potrzebna była zgoda od wydziału dróg na zamkniecie jednej ulicy – pomiędzy stejkiem a lasem), no i powiadomienie służb - straży miejskiej i policji.
5. Sprawdź, czy masz w tym czasie wolne miejsca w okolicznych noclegach (np. nie ma jakich targów, które zablokują ci spanie dla ludzi)
6. Jak rozwiązać sprawy finansowe?
Kasę musisz po prostu zdobyć - od sponsorów, czasem uda się cos wyszarpać od gminy, im mniejsza miejscowość, tym chyba jest z tym łatwiej. Weź pod uwagę, ze jakąś część kasy otrzymasz we wpisowym, ale to rzadko wystarcza...
Musisz się też liczyć z tym, że większość kontrahentów, z którymi będziesz rozmawiał - będzie chciała rachunek lub fakturę, więc warto dogadać się z jakimś klubem, który może "księgowość” wziąć na siebie, lub dogadać się z kimś kto ma w działalności wpisane pozwolenie na organizowanie imprez sportowych.
Jest to po prostu o wiele łatwiejsze w rozmowach. Bo teraz rzadko kto da ci coś, "na gębę"...
Warto też na wszystko spisywać umowy – ze sponsorami i patronami.
Ze sponsorami jest różnie - najprościej jest mieć jednego, który zapłaci ci za całość, ale to się rzadko zdarza, niestety. Warto wiec porobić sobie "pakiety sponsorskie”- i określić, co możesz dać sponsorom za to co oferują. Np. za 10 tys. – dajesz tytuł sponsora głównego lub tytularnego – i wszystko inne co możesz dać, to co ty mu za to zapewnisz - na miejscu, w reklamach (tu dużo zależy od tego jak dalej rozegrasz sprawę w negocjacjach z mediami).
A np. w przedziale 2-4 tys., możesz zapewnić sponsorowi to i to, a za 500 zł – to i to, a za same nagrody rzeczowe – to i to. Pamiętaj, ze sponsorowi najmniej zależy na twojej imprezie, a jak najwięcej na rozgłosie - czy będziesz miał reklamówki w radio tv czy prasie, czy tylko pozwolisz mu powiesić baner, zorganizować stoisko, czy dasz logo na dyplomach. Wszystko zależy od twoich możliwości, inwencji i rozmów z nimi.
Ten temat to kwestia za każdym razem indywidualna. Zależy na ile skalkulujesz imprezę, i co potrzebujesz. A nuż będzie chciał żebyś w zamian za 10 tys., zorganizował mu maszerski weekend dla pracowników jego firmy?
7. Jak rozwiązać sprawę nagród?
Jeżeli chcesz je mieć - to chodzić i prosić. Chyba, ze masz nadmiar kasy - to możesz kupić. Albo trafi ci się sponsor, który chce być głównym, i da ci nagród za kupę kasy, a gotówkę sobie z jedziesz gdzie indziej.
8. Jak z mediami?
Przygotuj pakiety prasowe o sporcie zaprzęgowym, o twojej imprezie i zapewnij serwis foto, już ze dwa trzy miesiące wcześniej i trzymaj rękę na pulsie.
Ustalasz, kto dałby ci najwięcej i za co, i prosisz o patronat. Niekiedy bardzo pomaga załatwienie wcześniej patronatu honorowego władzy i zaproszenie ich na imprezę. Czasem ma to wręcz odwrotny skutek - wszystko zależy od specyfiki miasta. Jeżeli masz mocno skłócone media, a robisz imprezę na terenie, gdzie jeszcze nie były organizowane wyścigi - wiec jest to dla nich wszystkich nowość - nie bierz lokalnego patronatu, to wtedy i tak wszyscy napiszą . W miastach często problem bywa taki, ze jak jedna telewizja lub gazeta ma patronat, to druga bojkotuje imprezę, lub daje ją - bo musi, ale w rogu na 24 stronie.
W rozmowach o patronat trzeba ustalić, co ci mogą dać - ile razy będą zobligowani napisać czy wyemitować materiał przed, w trakcie i po, i czy mogą zamieścić nazwy sponsorów lub ich loga (to czasem najtrudniejsze). Ale właśnie na tym zależy sponsorom, a mediom - wcale. Jeżeli to lokalna impreza – to wciągnij w to wszystkie lokalne media bez patronatu. Negocjuj, żeby radio czy tv - niech ci zrobią zajawki, a na miejscu niech sobie robią materiał do woli.
8. Co należy zapewnić zawodnikom a przede wszystkim psom?
zawodnikom przede wszystkim:
- dobrze oznakowaną trasę
- zabezpieczoną trasę
- dobry pomiar czasu
- ubezpieczenie zawodów
psom:
- miejsce na stejk
- wodę
- weterynarza
co jeszcze:
- namiary na noclegi, najlepiej w najbliżeszj okolicy chociaż nie zawsze się to udaje..
- jakieś nagłośnienie
- oznaczony dojazd
- kontener na śmieci
- prąd (tobie tez będzie potrzebny)
- miejsce na biuro zawodów
- skanery chipowe + kilka zestawów baterii - jeżeli PP
- numery startowe
- zorganizowanie startu i mety i stejka
- jakaś łączność
- taśma
- znaki
- pojazd do poruszania się po trasie zawodów
Opcjonalnie, ale żeby było idealnie
- toalety
- miejsce gdzie mogą cos zjeść i się ogrzać - płatnie czy bezpłatnie (zależy czy będziesz miał posiłki regeneracyjne czy nie – jeżeli tak musisz porobić „kwitki”
- warto też zapewnić uczestnikom identyfikatory
- dyplomy (warto tez porobić zawczasu podziękowania dla sponsorów w tym samym stylu i zaproszenia dla sponsorów i władz)
- zapewnić sobie serwis zdjęciowy (nie tylko dla zawodników, ale tez żeby potem zrobić archiwum dla sponsorów – jak ich „oprawiliście”, oni tego potrzebują, a wy może zyskacie sobie sponsora na następne lata.
- zdobycie nagród rzeczowych dla zwycięzców czy trofeów
- Podium załatwić
- Zastanów się czy robisz wieczór maszera czy nie. Czy na zewnątrz, czy w jakiejś sali (wtedy też często trzeba płacić). Jeżeli na zewnątrz, to czy możesz palić ognisko w wymyślonym miejscy czy nie + załatwić drewno. NO i wtedy - czym nakarmisz ludzi, i czy masz na ten wieczór jakiś pomysł)
- konferansjerka
9. Jak z opieką weterynaryjną i pogotowiem?
Musisz ją sam zapewnić. Jeżeli znasz takich co ci obsłużą imprezę za darmo - masz fart, jeżeli nie musisz zapłacić jednym i drugim.
10. Zabezpieczenie trasy?
Trasa musi być przygotowana wg. zaleceń regulaminu. W zależności od niej potrzebujesz taśmę, paliki, kostki słomy. No i oznakowanie.
11. Obsługa trasy?
Musisz ja zapewnić jako organizator. Też w zależności od liczby tras, trudnych miejsc, rozjazdów. Potrzebujesz ludzi do pomocy na start, metę, stejk, a na trasę - co najmniej na miejsca - gdzie rozjeżdżają się trasy i na miejsca niebezpieczne. Mogą to być twoi klubowicze, wynajęci ludzie typu wojsko, harcerze, wolontariusze. Czasem niestety trzeba tez ludziom zapłacić. (a czasem zapłacisz, a nie przyjadą
12. Obsługa zawodów?
w kwestii papierów i biura - należy do ciebie i twojej ekipy.
13. Jeżeli chodzi o rzeczy za które musisz zapłacić, jeżeli chcesz zrobić zawody związkowe:
- odbiór trasy przez delegata technicznego
- delegacje sędziowskie (noclegi, żarcie, dojazd)
- pomiar czasu
- opłata akredytacyjna za każdego zawodnika jeżeli robisz PP. (nie pamiętam czy jest jakaś opłata za LZ)
z innych wydatków, które możesz mieć, jeżeli się zdecydujesz na nie (tu sprawa wygląda różnie, jeżeli ktoś pozwoli ci się podłączyć za free na miejscu, to masz szczęście. Ale przy większej liczbie psów i ludzi, trudno wymagać, żeby ktoś pozwalał na tabuny ludzi chodzących cały czas po wodę, korzystających z prądu czy toalet)
jeżeli nie - a chcesz to zapewnić, to będzie cię kosztował:
- prąd - jeżeli nie ZK skasuje cię za przyłączę i ryczałtem za każdą dobę, w zależności od mocy
- woda (z wodociągami czasem można się dogadać)
- toi-toie
- wywóz śmieci
- plakaty, ulotki, reklama
i tak juz pisałam - vet + ekipa medyczna
reszta zależy od ciebie -
do tego warto mieć kilka zestawów narzędzi, kilometry taśmy, sznurki, drabiny, sztachety, gwoździe, jakieś namioty tez zawsze się przydają na miejscu, jakby lało. etc. etc.
poza tym możesz pomyśleć o ściągnięciu jakichś stoisk handlowych, za które ci ktoś zapłaci. Ale musisz mieć na to też zgodę właściciela terenu.
O k.....!!!!
Tyle na tą chwilę
Ale dziękuję za informacje... Teraz musze to przetrawić i kto wie czy na jesień/zimę nie zrobię czegoś swojego... A chciałbym bardzo...
a teraz to zastanów się 1000 razy czy chcesz te zawody zorganizować
oczywiście, że chcę...
a z jakiego rzędu budżetem można startować?
ile liczyć kasy na zawody?
są jakieś opłaty które zwasze trzeba ponieść...
..... Teraz musze to przetrawić i kto wie czy na jesień/zimę nie zrobię czegoś swojego... A chciałbym bardzo...Ewaka pisała o jesieni a jeśli chodzi o zimę to.....................................musisz dopisać jeszcze kilka pozycji tak mniej więcej na kwotę 5-10 tyś zł w zależności kiedy i ile śniegu spadnie
a z jakiego rzędu budżetem można startować? Moim skromnym zdaniem rozsądne minimum to 20 tyś. ale też zależy jakie to mają być zawody.
No to pytania następne:
Jeżeli media będą miały relację to oni płacą mi, czy ja im?
Jaki jest koszt pracy sędziego, funkcyjnego czy obsługi?
Jeżeli media będą miały relację to oni płacą mi, czy ja im? kto to "oni"?
Jaki jest koszt pracy sędziego, funkcyjnego czy obsługihttp://www.bip.pzspz.org.pl/index.php?id_kat=4szukaj wzorów dokumentów i Uchwały Zarządu PZSPZ z dnia 31.07.2007
Funkcyjni mogą np.:
- pracować za darmo, jezeli takich masz
- za jedzenie jeżeli się zgodzą
- za kasę jaką im zaproponujesz
- lub za kasę jaką zażądają, gdy nie masz wyjścia, płacić musisz.
mogą to tez robić za dobre słowo, uścisk dłoni prezesa, worek karmy, czy cokolwiek, co z nimi ustalisz.
Ważne, żeby media były - masz media na zawodach, masz sponsorów...
z grubsza tak. Ale to zalezy od tego czego oczekuje sponsor.
Sama obecnośc mediów nic nie da, jezeli w przekazach sponsor nie bedzie widoczny
Media doskonale potrafia maskować wszelkie przejawy obecnośc firm na na zawodach -i najczesciej to robią jeżeli nie masz klepnietego patronatu, dlatego trzeba je tak umieszczać, zeby nie mogli ich pomijac, i tak z nimi rozmawiać, zeby ten sponsor jednak się znalazł na zdjeciu czy w tekscie.
zanotowane.pldoc.pisz.plpdf.pisz.pldegrassi.opx.pl